قبل از فشردن دکمه ارسال ایمیل این ۵ سوال را از خود بپرسید


در اسمای الکترونیکی گفت و گو خیلی سریع اتفاق میفته و این سرعت ممکنه منتهی به اشتباهات غیرمنتظره و یا سوء تفاهمای ناخواسته شه. اگه می خواین از بروز اشتباهات ناشیانه جلوگیری کنین لازمه قبل از تایید دکمه ارسال به این ۵ سوال جواب بدین.

در ادامه با سایت ما همراه باشین.

۱- اسم گیرنده رو درست نوشته اید؟

نام آدما به خصوص نامایی که با حروف زبون اصلی نوشته می شن املای مختلفی دارن. به طور حتم شما قصد ناراحت کردن مخاطب خود رو ندارین اما بعضی مواقع در اسمای رسمی و مهم ممکنه این اشتباهات سهوی واسه هردو طرف دردسرساز شن.

مثلا فرق نوشتاری اسم «فرید» و «فربد» در اسمای غیر رسمی تنها یه نقطه س اما همین نقطه واسه بانک یا اداره گذرنامه مسئله مهمی هستش. حتی در مورد اسمای الکترونیکی غیر رسمی، بهتره به مخاطب خود نشون بدین که واسه اطمینان از نوشتن نام درست و کامل اون چند ثانیه ای وقت صرف کردین.

۲- شروع و پایان نوشته با متن اصلی تناسب داره؟

شما می تونین یه ایمیل رو به شکلای مختلفی شروع کنین، به طور مثال بیشتر ایمیلای غیر رسمی با نوشتن سلام یا اسم مخاطب شروع می شن اما این شروع واسه همه نامها مناسب نیس.

چگونگی تموم کردن پیام هم به همون اندازه مهمه. به طور مثال عبارت " با تشکر" واسه اتمام اسمای کاری و اداری متداوله، اگه به کار گیری اون واسه ایمیلی با مضمون پیشنهادای ایمنی یا شادباش تولد و سال نو کمی عجیب به نظر می رسه. لازم نیس وقت زیادی رو صرف پیدا کردن عبارتای خاص کنین اما به تناسب نوشته های ابتدایی و پایانی پیام با محتوای اصلی متن اهمیت بدین.

۳- کمتر از ۳۰۰ کلمه بودن ایمیل رو رعایت کردم یا دلیل خوبی واسه طولانی شدن اون دارم؟

در ایمیلایی که از خونده شدن اونا مطمئن نیستین خلاصه کردن متن از همه چیز واجب تره. همین طور در مواردی که میدونید مقدار نوشته ها و وقتی که صرف خوندن اون می شه واسه مخاطب شما مهمه.

اگه درخواستی دارین اونو کوتاه و انگار بنویسین. بیشتر افراد می تونن با یه متن ۳۰۰ کلمه ای مطلب مورد نظر خود رو کامل بگن. کمتر کسی نوشته های طولانی و با جزئیات غیر لازم رو پسند می کرد. پیام شما می تونه کوتاه اما جذاب باشه.

۴- مطلب اضافه یا الکی در متن هست؟

پیش نویس ایمیلا بیشتر دارای کلمات زائد و غیرضروری هستن. در ایمیلایی با مضمون درخواست و یا ایمیلایی که انتظار پاسخگویی مخاطب رو دارین، این کلمات می تونن تاثیر منفی داشته باشن. قبل از فرستان، متن رو سریع مورد بررسی قرار بدین تا اگه مطلبی اضافه یا بیخود در اون هست حذف شه. با این روش نه فقط تعداد کلمات به ۳۰۰ می رسه بلکه از بیان مطالبی که ممکنه منظور شما رو به بیراه س حرکت بده دوری کردین.

اگه می خواین ایمیلتان جواب داده شه محتوای اونو به یه موضوع محدود کنین، هرچقدر ایمیل شما سخت تر و موضوعات اون پراکنده تر باشه امکان فراموش شدن یا ندیده گرفتن اون بیشتره.

۵-  مطلبی در مورد بقیه یا لحظات شخصی خود نوشته اید که خصوصی موندن اون براتون مهمه؟

در وقتی زندگی می کنیم که ممکنه هکرها به هر دلیل ما رو هدف بذارن. ضمن اینکه با آدما در تماس هستیم و امکان خطا کردن واسه هر انسانی هست، مثلا ممکنه به طور سهوی ایمیل خود رو باز بذارن، یا به هرعلت دیگری نوشته شما در فضای عمومی منتشر شه.

وقتی مطلبی رو می نویسید و دکمه ارسال رو تایید می کنین در حال ثبت نوشته هاتون هستین. اگه تمایل ندارین بقیه شخصی ترین ذهنیات شما رو بدونن، قبل از فرستان خوب فکر کنین چون معلوم نیس نوشته هاتون سر از کجا در میارن.

اونقدر وسواس به خرج ندین که به کل از انجام اون بیخیال شین

ممکنه بعد از خوندن این ۵ سوال و توضیحات اونا به خودتون بگید دردسر این موارد بیشتر از اون هستش که به ارسال یه ایمیل بیارزد. شما فقط می خواید یه نامه الکترونیکی بفرستید، قرار نیس مقاله ویرایش کنین.

همه توضیحات بالا واسه این نوشته شدن که بدونین نکات مورد توجه به چه کارتون میان، اما توجه به اونا هنگام نوشتن متن نامه تنها یه یا دو دقیقه وقتتون رو میگیره. درسته که هرثانیه از وقت شما با ارزشه اما تاثیر کمی اصلاح و ویرایش درآینده بیشتر از این چند دقیقه میشه.