۲-۴- اثربخشی کنترل های داخلی

کنترل داخلی در صورتی اثربخش تلقی می‌شود که هیئت مدیره و مدیریت از موارد زیر اطمینان  معقول داشته باشند:

* آگاهی از میزان دستیابی به اهداف عملیاتی واحد اقتصادی

* تهیه صورتهای مالی قابل اعتماد

* رعایت قوانین و مقررات مربوط

هرچند کنترل داخلی یک فرآیند است، امّا اثربخشی آن، وضعیتی از این فرآیند در یک مقطع یا مقاطعی از زمان است. به‌طور خلاصه، ساختار کنترلهای داخلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می‌آید تا مدیریت اطمینان یابد هر چیزی به گونه‌ای که باید، عمل می‌کند.

۲-۵- انواع کنترلهای داخلی

۲-۵-۱- کنترلهای داخلی عملیاتی (اداری )

       کنترلهایی هستند که بر صورتهای مالی تأثیری ندارند یا تأثیر اندکی دارند و به‌طور مستقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی‌گیرند. این کنترلها به‌منظور دستیابی به اهدافی چون کارآیی و سودمندی عملیات و رعایت رویه‌های مورد نظر مدیریت در تمام قسمت‌ها و دوایر واحد تجاری استقرار می‌یابند.

۲-۵-۲- کنترلهای داخلی حسابداری (مالی)

کنترلهایی هستند که مستقیماً بر قابلیت اتکای مدارک حسابداری و صورتهای مالی اثر دارند و به‌منظور دستیابی به اهدافی چون حفاظت دارایی‌ها، قابلیت اتکای مدارک حسابداری و تهیه صورتهای مالی قابل اطمینان استقرار می‌یابند.

۲-۵-۲-۱- انواع کنترلهای داخلی حسابداری (مالی)

۱ – کنترل پایه (اولیه)

حداقل کنترلهای داخلی لازم جهت اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت‌های واحد تجاری مانند: مشاهده عینی دارائی‌های ثابت، بررسی اجمالی گردش حساب به‌منظور تعیین اقلام غیر عادی، تهیه و تنظیم صورت‌ مغایرت بانکی یا رفع مغایرت، تهیه و تنظیم تراز آزمایشی.

۲ – کنترلهای انظباطی(ثانویه)

کنترلهایی که جهت اطمینان از حسن اجرای کنترلهای داخلی پایه و حفاظت از اموال و دارایی‌های واحد تجاری صورت می‌گیرد. کنترلهای انظباطی در شرکت‌هایی مستقر می‌گردند که حجم فعالیت آنها گسترده می‌باشد. کنترلهای انظباطی خود به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

الف) کنترلهای سرپرستی: به‌منظور حصول اطمینان از حسن اجرای کنترلهای پایه صورت می‌گیرد.

ب) کنترلهای حفاظتی: به‌منظور استفاده صحیح از دارایی‌ها و حفاظت از آنها به کار گرفته می‌شود تا از وارد آمدن خسارت یا سوءاستفاده از آنها جلوگیری شود.

ج) کنترلهای تفکیک وظایف: تفکیک وظایف و مسئولیت‌ها بین کارکنان به نحوی که هیچ فردی مسئولیت انجام و ثبت یک معامله را از ابتدا تا انتها به‌عهده نداشته باشد. به طور کلی،کنترل و نظارت هر فرد(قسمت) توسط فرد (قسمت) دیگر.

۲-۶- ابزارهای دستیابی به کنترلهای داخلی

از آنجائی‌که عملیات هر واحد تجاری متفاوت از واحدهای تجاری دیگر است، لذا استقرار کنترلهای داخلی یکسان برای کلیه واحدهای تجاری مقدور نمی‌باشد. استقرار کنترلهای خاص در هر سیستم به عواملی چون اندازه، نوع عملیات و هدفهای سازمانی که سیستم برای آن طراحی شده است، بستگی دارد.

عواملی که برای یک سیستم کنترل داخلی رضایت‌بخش در هر سازمان ضروری است عبارتند از:

۲-۶-۱- محیط کنترلی

محیط کنترلی از مجموعه عواملی که برای دستیابی به سیاست‌ها و اجرای روش‌های شرکت طراحی می‌شود تشکیل یافته و منعکس‌کننده نگرش کلی مدیریت واحد تجاری و مالکان آن درباره استقرار سیستم کنترل داخلی و اهمیت آن برای واحد تجاری است .عوامل خارجی، مانند قوانین و مقررات لازم‌الاجراء بخشی از محیط کنترلی شرکت است.

عوامل داخلی عمدتاً عبارتند از:

* طرز تفکر مدیریت و نحوه اجرای آن

* روش های مدیریت نیروی انسانی

* طرح و ساختار سازمانی

* سیستم پیش‌بینی‌های مالی و بودجه

* کمیته حسابرسی

* حسابرسی داخلی

کار حسابرسان داخلی، بررسی و ارزیابی سیستم کنترلهای داخلی و کارآیی هر یک از بخش‌های و دوایر واحد تجاری در انجام دادن امور و وظایف محوله می‌باشد. حسابرسان داخلی یافته‌های خود را از عدم کارآیی کنترلهای داخلی همراه با پیشنهادهای اصلاحی به منظور بهبود عملکرد واحد تجاری و اعمال کنترلهای داخلی به مدیریت ارشد ارائه می‌دهند. حسابرسان داخلی به طور کلی وظایف تعیین شده در طرح سازمانی به دوایر و واحدها را از بابت موثر انجام شدن و یا عدم انجام امور محوله، بررسی می‌کنند.

۲-۶-۲- سیستم حسابداری

سیستم حسابداری شامل روش‌ها و سوابقی است که به‌منظور شناسایی، گردآوری، تجزیه و تحلیل، طبقه‌بندی، ثبت و گزارش معاملات یک واحد اقتصادی و پاسخگویی در قبال دارایی‌ها و بدهی‌های آن ایجاد می‌شود. یک سیستم حسابداری کارا  به‌گونه‌ای طراحی می‌شود که:

* کلیه معاملات معتبر را تعیین و ثبت کند.

* معاملات را به منظور طبقه‌بندی مناسب برای گزارشگری مالی به موقع و با جزییات کافی تعریف نماید.

* ارزش معاملات را به‌گونه‌ای اندازه‌گیری کند که ثبت ارزش پولی مناسب آن را در صورتهای مالی، امکان‌پذیر سازد.

* دوره زمانی وقوع معاملات را تعیین کند تا بتوان معاملات را در دوره حسابداری مناسب ثبت نمود.

* معاملات و موارد افشای مربوط را به درستی در صورتهای مالی نشان دهد.

۲-۶-۳- روش های کنترلی

عبارتند از سیاست‌ها و رویه‌هایی که مدیریت علاوه بر محیط کنترلی و سیستم حسابداری برقرار می‌کند تا به هدف‌های خاص سازمانی دست یابد. روش های کنترلی اهداف مختلفی دارد و در سطوح مختلف سازمانی و داده‌پردازی به کار می‌رود. همچنین می‌توان این روش‌ها را در اجزای خاصی از محیط کنترلی و سیستم حسابداری تعبیه کرد.

به طور کلی روش‌هایی که مربوط به موارد زیر است، به عنوان روش‌های کنترلی طبقه‌بندی می‌شود:

* تقسیم وظایف به صورتی که هیچ کس نتواند در حین انجام وظایف عادی خود مرتکب اشتباه یا تخلف بشود وآن را پنهان سازد. گماشتن افراد مختلف برای مسئولیت‌هایی مانند تأیید معاملات، ثبت معاملات و نگهداری و حفاظت از دارایی‌ها از جمله چنین روشهایی است.

* طراحی و به‌کارگیری مستندات و سوابق کافی به منظور حصول اطمینان از ثبت مناسب معاملات و رویدادها، مانند استفاده از اسناد حمل پیش شماره‌گذاری شده ارسال کالا.

* ایجاد کنترلهای حفاظتی کافی در مورد امکان دستیابی به برنامه‌های رایانه‌ای و پرونده‌های اطلاعاتی،

* کنترلهای مستقل در مورد عملکرد و ارزیابی مناسب ثبت شده مانند کنترلهای دفتری، صورتهای تطبیق، مقایسه دارایی‌ها با حسابهای ثبت شده، کنترلهای اعمال شده به‌وسیله برنامه‌های رایانه‌ای، بررسی گزارش‌های مربوط به خلاصه جزییات مانده حسابها توسط مدیریت و بررسی گزارش‌های تهیه شده رایانه‌ای توسط کاربر.

۲-۷- قابلیت‌های کنترل داخلی

واحدهای اقتصادی به کمک کنترل داخلی می‌توانند به اهداف عملیاتی و سودآوری خود دست یابند و از اتلاف منابع اقتصادی جلوگیری کنند. به کمک کنترل داخلی از قابلیت اعتماد گزارش‌دهی مالی و رعایت دقیق قوانین و مقررات(که از آسیب دیدن شهرت و آوازه یک واحد اقتصادی و سایر پیامدها جلوگیری می‌کند) اطمینان حاصل می‌شود. در مجموع واحدهای اقتصادی، به کمک کنترل داخلی می‌توانند به مقاصد و خواسته‌های خود دست یابند و در طول راه، از خطرات و رویدادهای غیر منتظره دوری کنند.